5 опасных слов - "Эй, ты можешь мне помочь?"

Если вы ведёте счёт, то сейчас только полдень, а я уже 8 раз получал помощь или помогал кому-то. Песня Джо Кокера "I get by with a little help from my friends" могла бы звучать у меня в наушниках весь день напролёт. И так и должно быть в организации, построенной на сотрудничестве.

Именно здесь платформы вроде Adalo, конструктора приложений без кода для веб-приложений и нативных приложений iOS и Android с единой версией для всех трёх платформ, опубликованной в Apple App Store и Google Play, могут помочь сократить эти прерывания. Когда команды могут создавать и улучшать свои инструменты без постоянного обращения за помощью к разработчикам, они возвращают потерянные часы и снижают стресс от постоянного переключения между задачами. Одна сборка публикуется на всех трёх платформах — веб, Apple App Store и Google Play — что исключает необходимость поддержания отдельных кодовых баз или координации нескольких команд разработки.

Просить помощь — это то, что происходит каждый день. Независимо от вашей роли, всегда найдётся что-то, в чём вам нужна помощь; а для людей, занимающихся созданием новых вещей, это происходит часто. Мы постоянно ищем ответы на вопросы, которые никогда раньше не задавались, и мы, как правило, используем инструменты, которые постоянно эволюционируют и чрезмерно усложнены (я смотрю на вас, Adobe).

На первый взгляд, просить помощь кажется безобидным. Но за кулисами скрывается опасный убийца производительности. По данным экспериментов, проведённых Дэвидом Мейером, Ph.D., психологом из Университета Мичигана, "ментальные блоки, возникающие из-за переключения между задачами, могут стоить вплоть до 40 процентов продуктивного времени человека." Это 16 часов на человека в неделю!

Совсем недавно Глория Марк из Калифорнийского университета в Ирвайне изучила, как это понятие переключения между задачами проявляется на рабочем месте, и обнаружила ещё более тревожные новости. Когда человек прерывается от текущей задачи, даже если это происходит только на короткий момент, это добавляет дополнительно 25 минут к общему времени, необходимому для выполнения этой задачи. И страшное то, что эти 25 минут не включают время, необходимое для помощи другому человеку. Чтобы усугубить ситуацию, её исследование показало, что "после всего лишь 20 минут прерванной работы люди сообщали значительно больше стресса, разочарования, нагрузки, затраченных усилий и давления."

Теперь вы можете подумать, что чем более несвязанным является прерывание, тем больше времени займёт переключение между задачами. Ничего подобного. Глория и её команда обнаружили, что было ли прерывание связано с текущей задачей или нет, не имело никакого значениядля потери времени

. Это означает, что даже просьба о помощи у человека, работающего над чем-то связанным, всё равно будет стоить им 25 минут.

К сожалению, прерывания более распространены в наши дни, чем когда-либо. В дополнение к старомодному способу встать из-за стола и попросить помощь лично, мы можем отправить кому-то письмо, текстовое сообщение, сообщение в Slack или даже отправить массовое сообщение нескольким людям через любой из этих каналов.

Это ставит нас в затруднительное положение. Если мы знаем, что нам будет нужна помощь на протяжении нашей творческой работы, как же нам её получить, не снижая производительность команды и не увеличивая её стресс?

Первый шаг — это осознание. Каждый в нашей организации должен понимать, насколько опасен быстрый вопрос от коллеги. Как только мы примем, что постоянные прерывания других вредят производительности команды, мы можем работать в соответствии с набором принципов определения способов получения помощи.

Как технология может сократить зависимость от прерываний

Прежде чем перейти к принципам просьбы о помощи, стоит рассмотреть, как правильные инструменты могут полностью устранить многие прерывания. Более 3 миллионов приложений были созданы на Adalo, и команды создали всё: от внутренних баз знаний до систем самообслуживания, которые отвечают на вопросы до того, как они превратятся в прерывания.

Ada, конструктор искусственного интеллекта Adalo, позволяет вам описать то, что вы хотите, и генерирует ваше приложение. Magic Start создает полные основы приложения из описания, а Magic Add добавляет функции на естественном языке.

Визуальный конструктор платформы описывают как "такой же простой, как PowerPoint", что означает, что нетехнические члены команды могут создавать свои собственные решения без отвлечения разработчиков от критически важной работы. Magic Start генерирует полные основы приложения из простых описаний — скажите ему, что вам нужно приложение для адаптации сотрудников, и оно создаст структуру базы данных, экраны и пользовательские потоки автоматически. То, что раньше требовало нескольких встреч и времени разработчика, теперь происходит за минуты.

С неограниченными записями базы данных в платных тарифах и отсутствием платежей на основе использования, команды могут создавать комплексные внутренние инструменты без беспокойства о достижении лимитов или неожиданных счетов. Эта предсказуемая модель ценообразования — начиная с 36 долларов в месяц — означает, что вы можете масштабировать свои внутренние приложения по мере роста вашей организации.

Принцип № 1: Расставьте приоритеты.

Будут времена, когда задача одновременно срочная и важная. И в этих случаях просить помощь, как только вы застопоритесь, имеет смысл. Но велика вероятность, что то, в чём вам нужна помощь, не требует немедленного ответа. Проблема в том, что, как только мы застопоримся, у нас есть естественное желание получить помощь, независимо от того, насколько важна задача.

Именно поэтому понимание приоритетов крайне важно. Если мы застопорились на задаче, которая не является одновременно срочной и важной, мы должны спросить себя, что ещё мы можем сделать, чтобы продвинуть общий проект вперёд. Если есть что-то аналогичной важности тому, на чём мы застопорились, то мы должны начать работать над этим, пока ждём, когда кто-то будет свободен, чтобы нам помочь.

Рассмотрите возможность создания простого приложения матрицы приоритетов, которое помогает членам команды самостоятельно оценить, действительно ли их вопрос требует немедленного внимания. Magic Add позволяет добавлять функции, описывая то, что вы хотите — "добавить систему оценки приоритетов на основе срочности и важности" — и искусственный интеллект справляется с деталями реализации.

Принцип № 2: Сначала ищите в Google, потом задавайте вопросы.

Есть причина, по которой Google оценивается в 132,1 миллиарда долларов и почему "google" официально является словом в словаре: это действительно полезно. Велика вероятность того, что ответы на наши вопросы можно найти в интернете. Да, это может потребовать немного поиска, и да, мы все смотрели ужасные обучающие видео на YouTube, но в конце концов поиск в Google даёт результаты. И часто эти результаты лучше, чем кто-либо в нашем офисе мог бы предоставить; в интернете много людей с большим опытом.

При этом, безусловно, есть ситуации, когда получить помощь внутри организации — единственный вариант. Например, если вам нужна помощь с внутренним процессом или вам нужна обратная связь по вашему дизайну, поиск в Google не поможет. В этих случаях совершенно нормально просить помощь. Суть в том, что если мы можем найти ответ в Google менее чем за 25 минут, то мы фактически сэкономим организации время.

Именно здесь внутренние инструменты становятся бесценными: приложение базы знаний с поиском может сделать "поиск внутри организации" столь же эффективным, как поиск в Интернете. Команды, использующие Adalo, создали приложения документации процессов, системы часто задаваемых вопросов и поисковые справочники решений, которые фиксируют организационные знания. Когда у кого-то возникает вопрос о внутреннем процессе, они могут найти ответ сами, вместо того чтобы прерывать коллегу.

Принцип № 3: Время — это всё.

Итак, вы определили, что вам нужна помощь, либо потому, что это то, что Google не может решить, либо потому, что вы пытались некоторое время и не смогли найти то, что вам нужно, что дальше? Здесь время имеет решающее значение. Основная причина, по которой прерывания стоят нам 25 минут, заключается в том, что когда человека прерывают, он больше не находится в состоянии "потока".

Михай Чиксентмихайи, эксперт в области творчества, проповедует важность нахождения в состоянии потока и насколько мы более продуктивны, когда все наши умственные способности сосредоточены только на этой задаче. Но как только нас прерывают, всё кончено. Поэтому, чтобы снизить риск прерывания чьего-то состояния потока, время, когда мы просим о помощи, имеет решающее значение.

Если они только что вернулись с обеда или из другого совещания, мы знаем, что они не находятся в состоянии потока. Это идеальные моменты для просьбы о помощи.

Некоторые команды создали простые приложения «статуса доступности», которые позволяют коллегам сигнализировать о том, работают ли они глубоко или готовы ответить на вопросы. Благодаря модульной инфраструктуре Adalo, которая масштабируется для обслуживания приложений с миллионами MAU, даже общекорпоративные инструменты сохраняют производительность, независимо от того, сколько людей проверяют статусы в течение дня.

Принцип №4: Спрашивайте лично.

Несмотря на то, что я люблю технологии, я горячий сторонник старомодного метода — встать со своего стола и попросить помощь. Трудно понять, находится ли человек в стрессе или усердно работает над другой задачей, без того чтобы увидеть его собственными глазами. Когда мы заставляем себя встать и попросить помощь, мы можем уловить скрытые эмоциональные сигналы, которые невозможно обнаружить в интернете.

Знание того, находится ли ваш коллега в стрессе или занят, помогает понять, следует ли вообще просить у него помощь или обратиться к кому-то другому. Дополнительное преимущество этого метода заключается в том, что он служит двойным подтверждением. Дополнительные усилия, необходимые для того чтобы встать и подойти к чужому столу, заставляют нас задать себе вопрос: действительно ли нам нужна помощь прямо сейчас или это может подождать.

Для удаленных и гибридных команд этот принцип требует адаптации. Видеозвонки могут уловить некоторые из этих эмоциональных сигналов, но они все равно создают прерывания. Лучший подход: создавайте асинхронные системы запросов помощи, где вопросы ставятся в очередь на время, когда коллеги доступны, вместо того чтобы требовать немедленного внимания.

Поучительная история

Во время написания этой статьи я обнаружил себя вернувшимся к своему обычному рабочему распорядку. Я был в затруднении и нуждался в помощи. Так что же я сделал? Ну, я полностью забыл всё, о чём я только что говорил, и немедленно попросил помощь.

Признаюсь, это сложно. Те естественные порывы попросить помощь, как только мы застреваем, очень сильны. Но ставки высоки. Опасность прерывания наших товарищей по команде ещё более сильна. 16 часов потеряно на человека в неделю — это огромное количество времени. Не говоря уже о всём добавленном стрессе.

Испытывая стыд и чувствуя себя лицемером, я создал дерево решений, чтобы помочь себе определить, как и когда я должен просить о помощи. Оно основано на четырёх принципах: понимание своих приоритетов, поиск в интернете, когда это возможно, прерывание в нужное время и обязательно встать и спросить о помощи лично.

Я надеюсь, что это дерево решений поможет мне и моим товарищам по команде быть более продуктивными, и я надеюсь, что оно поможет и вам. Наши организации должны быть замечательными местами, полными смеха и сотрудничества. Поэтому главный вывод из этой статьи не должен быть «все молчите и работайте». Это должно быть то, что мы должны быть внимательны, когда просим о помощи. Мы должны посмотреть, сможем ли мы сначала решить проблему, а затем найти правильное время, чтобы попросить помощь у наших коллег.

Создание культуры самообслуживания

Наиболее эффективный способ снизить прерывания — это не просто изменение индивидуального поведения, а создание систем, которые делают самообслуживание путём наименьшего сопротивления. Когда самостоятельный поиск ответа легче, чем спрос у кого-то, люди естественным образом выбирают более быстрый вариант.

Здесь сияют специально разработанные внутренние инструменты. В отличие от универсальных решений, требующих обходных путей, пользовательские приложения, созданные для ваших конкретных рабочих процессов, точно решают вопросы, которые ваша команда задаёт чаще всего. X-Ray, функция анализа производительности Adalo, выявляет потенциальные проблемы до того, как они повлияют на пользователей — это означает, что ваши внутренние инструменты остаются быстрыми и надёжными по мере роста использования.

Ключ в том, чтобы начать с малого. Создайте приложение, которое отвечает на пять наиболее часто задаваемых вопросов вашей команды. Отслеживайте использование. Расширяйте на основе того, что людям действительно нужно. Без ограничений на данные по платным планам и приложениям, которые в 3-4 раза быстрее после модернизации инфраструктуры Adalo 3.0, вы можете быстро улучшать без беспокойства о технических ограничениях. инфраструктура Adalo 3.0 в 3-4 раза ускорила приложения, вы можете быстро улучшать без беспокойства о технических ограничениях.

Одна сборка публикуется в веб, iOS и Android одновременно — поэтому предпочитает ли ваша команда браузеры рабочего стола или мобильные приложения, они могут получить доступ к одним и тем же инструментам. Эта кроссплатформенная возможность означает, что вы не обслуживаете отдельные системы и не заставляете людей использовать устройства, которые им не нравятся.

Ключевые выводы

• Прерывания стоят 25 минут за случай независимо от того, связаны ли они с текущей работой — осведомлённость — это первый шаг к их сокращению
• Четыре принципа— расставление приоритетов, поиск в интернете, правильное время, личная просьба — обеспечивают структуру для получения помощи без ущерба для производительности команды
• Инструменты самообслуживания полностью устраняют прерывания делая ответы доступными до того, как возникают вопросы

Часто задаваемые вопросы

Почему выбрать Adalo вместо других решений для создания приложений?

Adalo — это приложение на базе искусственного интеллекта, которое создаёт настоящие родные приложения для iOS и Android наряду с веб-приложениями. В отличие от веб-оболочек, оно компилируется в родной код и публикуется непосредственно как в Apple App Store, так и в Google Play Store из одной кодовой базы. С неограниченными записями базы данных по платным планам, начиная с $36/месяц и без плат за использование, она предлагает предсказуемое ценообразование при масштабировании ваших приложений.

Какой самый быстрый способ создать и опубликовать приложение в App Store?

Интерфейс перетаскивания Adalo и построение с помощью искусственного интеллекта позволяют вам перейти от идеи к опубликованному приложению за дни, а не за месяцы. Magic Start генерирует полные основания приложений из описаний, а Adalo обрабатывает сложный процесс отправки в App Store — так что вы можете сосредоточиться на функциях и опыте пользователя, вместо того чтобы бороться с сертификатами и профилями подготовки.

Могу ли я легко снизить рабочие прерывания и улучшить производительность команды с помощью приложения?

Да, с Adalo вы можете создавать пользовательские внутренние инструменты и приложения, которые помогают командам находить ответы независимо, не прерывая коллег. Создавайте базы знаний, руководства процессов или системы самообслуживания запросов, которые снижают потерю 25+ минут на прерывание, упомянутую в исследованиях производительности.

Сколько производительности теряется из-за рабочих прерываний?

По результатам исследования Дэвида Мейера, доктора наук, переключение задач может стоить до 40% производительного времени — это 16 часов на человека в неделю. Кроме того, исследование Глории Марк показало, что даже короткие прерывания добавляют 25 минут к завершению исходной задачи, независимо от того, связано ли прерывание с выполняемой работой.

Каковы четыре принципа просьбы о помощи без ущерба для производительности команды?

Четыре принципа: 1) Расставьте приоритеты — прерывайте немедленно только срочные и важные задачи, 2) Сначала поищите в интернете, потом задавайте вопросы — поищите в интернете перед тем как спросить у коллег, 3) Время — это всё — подождите, пока кто-то переходит между задачами или возвращается из перерыва, и 4) Спрашивайте лично — это позволяет вам читать эмоциональные сигналы и подтверждает, что вам действительно нужна помощь прямо сейчас.

Как конструкторы приложений могут помочь снизить прерывания команды?

Платформы на базе искусственного интеллекта, такие как Adalo, позволяют командам создавать и совершенствовать свои собственные инструменты без постоянной необходимости в помощи разработчика. Когда сотрудники могут создавать пользовательские приложения, базы данных и рабочие процессы независимо, они восстанавливают потерянные часы и снижают стресс от постоянного переключения задач, который возникает при ожидании технической помощи.

Какие типы внутренних инструментов могут снизить рабочие прерывания?

Поддерживаемые поиском базы знаний, системы часто задаваемых вопросов, приложения документации процессов, инструменты матриц приоритетов, доски статуса доступности и асинхронные очереди запросов помощи — всё это снижает прерывания. Эти инструменты делают самостоятельный поиск ответов быстрее, чем спрос у коллег, естественным образом сдвигая поведение в сторону самообслуживания.

Сколько стоит создание внутренних приложений производительности?

Платные планы Adalo начинаются с $36/месяц с неограниченными записями базы данных и без плат за использование. Это выгодно по сравнению с альтернативами, такими как Bubble (начиная с $69/месяц с ограничениями использования и ограничениями записей) или Glide ($60/месяц с ограничениями строк данных и без публикации в app store).